Protokół zebrania z rodzicami – wzór

Jakie informacje może zawierać protokół zebrania z rodzicami?

Najbardziej obszerny i szczegółowy jest zazwyczaj protokół pierwszego zebrania z rodzicami w nowym roku szkolnym. Dokument powinien zawierać przede wszystkim datę i miejsce spotkania, a także listę rodziców obecnych na zebraniu.

Następnie nauczyciel może uwzględnić – zależnie od sytuacji – omówienie następujących spraw:

• ocena postępów w nauce,
• zachowanie uczniów,
• frekwencja uczniów,
• informacje o planowanych egzaminach, maturach próbnych,
• informacje o pracy komitetów organizacyjnych i rad klasowych rodziców, np. przed studniówką,
• informacje o wpłatach składek na fundusz szkolny,
• informacje o planowanych spotkaniach, np. przed spotkaniem wigilijnym,
• przypomnienie o konieczności zmieniania obuwia na klapki/kapcie,
• informacje o terminie najbliższych ferii,
• przypomnienie zasad korzystania z telefonów komórkowych w szkole, 
• przypomnienie o panującym zakazie palenia papierosów czy picia alkoholu na terenie szkoły,
• informacje o uczniach zagrożonych oceną niedostateczną z określonego przedmiotu lub oceną naganną z zachowania,
• przypomnienie dotyczące profilaktyki, czy zasad postępowania w przypadku pandemii grypy i innych chorób zakaźnych.

Jak napisać protokół zebrania z rodzicami?

Protokół ze spotkania z rodzicami w szkole musi zawierać kilka niezbędnych elementów formalnych, jak:

• data, miejsce, godzina spotkania,
• dane osobowe uczestników,
• omówione tematy,
• podjęte dyskusje,
• podjęte decyzje,
• wnioski.

Dokładna zawartość protokołu jest zależna od okoliczności, czyli tego, co faktycznie będzie omawiane na zebraniu. Nauczyciel, który chce przygotować się do sporządzenia takiego dokumentu, powinien ustalić porządek spotkania i już na początku omówić, jakie tematy zostaną poruszone.

Może również wybrać osobę, która będzie pełniła rolę sekretarza. W trakcie zebrania warto wykonywać notatki, które posłużą później jako materiał do protokołu. 

Czy protokół z zebrania z rodzicami jest obowiązkowy?

Sporządzenie protokołu z zebrania z rodzicami nie jest obowiązkowe, ale stanowi dobrą praktykę. Dzięki protokołom szkoła może dokumentować i przechowywać informacje o podejmowanych decyzjach.

Protokół to także dowód na przekazanie rodzicom istotnych informacji związanych z zagrożeniami, planowanymi egzaminami, wyjazdami, czy z profilaktyką, np. zakażeń chorobami wirusowymi.

Protokół może być przydatny przy rozwiązywaniu ewentualnych sporów lub służyć jako przypomnienie ustaleń podjętych przez rodziców i nauczycieli na zebraniu. Warto pamiętać, że w trakcie spotkania z rodzicami pedagog nie musi przekazywać wszystkich informacji ustnie.

Może uprzednio przesłać odpowiednie dokumenty mailem lub wydrukować je dla rodziców i rozdać w czasie spotkania, co pozwoli skrócić czas zebrania. Fakt przekazania takich dokumentów warto odnotować wtedy w protokole.